Los cinco principales obstáculos para adoptar el modelo híbrido de trabajo moderno y cómo superarlos

Si estás haciendo la transición a un horario híbrido, hay algunos retos que tendrás que superar.

El trabajo híbrido nació de los alocados vaivenes de la pandemia. Parecía que todos nos íbamos a casa a trabajar, luego todos volvíamos a la oficina - sólo para ser enviados a casa de nuevo cuando otra ola viral o variante comenzaba a surgir. 

Con el tiempo, nos establecimos en un mundo en el que el modelo híbrido se convirtió en la norma: algunos trabajadores seguían siendo totalmente remotos, algunos volvían a la oficina todos los días, pero la mayoría empezó a dividir su tiempo entre los dos lugares.

Navegar por este nuevo estado de "permanencia híbrida" tiene sus retos. Aunque se están escribiendo libros enteros sobre el tema, hemos acotado cuáles pueden ser los cinco mayores obstáculos para adoptar este modelo de trabajo moderno y cómo eliminar esas barreras:

• Mentalidad: En primer lugar, hay que superar la resistencia o el miedo a adoptar el modelo híbrido.
• Políticas: Cree contratos para la programación, mejores prácticas para las reuniones, etc.
• Recursos informáticos: Capacitar y apoyar al departamento de TI reduce las fricciones.
• Espacios de colaboración: Diseñar espacios para el trabajo híbrido es fundamental para el éxito de un plan.
• Tecnología: ¿Dispone del equipo adecuado? Y si no lo tiene, ¿sabe siquiera lo que necesita?

Una herramienta que puede ayudar en gran medida a una organización a comprender lo que necesita para prepararse para la transición al modelo de trabajo híbrido moderno es Crestron Modern Work Readiness Score, una encuesta en línea que puede ayudar a determinar cuáles de los obstáculos que se indican a continuación pueden requerir la mayor parte de su atención.

1. Mentalidad 

El primero puede ser el más difícil: la transición a un modelo de trabajo híbrido exige un cambio de mentalidad. Y es un cambio que empieza en la alta dirección.

Un buen ejemplo es el siguiente intercambio del blog de Crestron. Hicimos la pregunta a Distribute Consulting, una empresa especializada en ayudar a las organizaciones a realizar esta transición: "¿Siguen siendo reticentes algunos ejecutivos (es decir, siguen albergando el temor de que los trabajadores remotos "holgazaneen"), o ya lo hemos superado?".

Su respuesta:

Cuando algo se ha hecho de una determinada manera durante mucho tiempo, la gente puede ser muy reacia a los cambios, y el lugar donde trabajamos no es una excepción.

Aunque muchas empresas descubrieron que su personal era más productivo trabajando desde casa durante la pandemia, seguimos oyendo cosas como: "Bueno, ¿y cómo voy a saber si están trabajando?". Parece que, sobre todo en el último año, nos estamos encontrando... hablando con altos directivos y teniendo que educarles de nuevo sobre el futuro del trabajo flexible. Están sintiendo la presión del personal, de su sector y del mundo en su conjunto, y aún así no pueden deshacerse de esos viejos mitos y opiniones anticuadas.

Sin embargo, ofrecer opciones híbridas es absolutamente fundamental para la contratación y retención de empleados, especialmente cuando se trata de trabajadores más jóvenes. Como señala Crestron en su reciente análisis "At the Tipping Point: How Modern Work is Going Mainstream and Why Companies Need to Be Ready":

"[La gente no está dispuesta a renunciar a las nuevas libertades que probó por primera vez en la pandemia; por ejemplo, una investigación realizada por la empresa nórdica de instalaciones Coor en 2022 reveló que el 41% de los empleados estaban dispuestos a dejar su trabajo si no se les ofrecía flexibilidad. Esta cifra aumentaba al 51% entre los jóvenes de 18 a 30 años.

Estas estadísticas no son atípicas. Este informe de McKinsey, por ejemplo, señala que encontrar un horario de trabajo flexible -esa mezcla híbrida de trabajo presencial y a distancia- es una de las principales razones por las que los trabajadores buscan un nuevo trabajo. La encuesta también reveló que la mayoría de los empleados aprovecharían un horario híbrido si se les ofreciera la oportunidad, y la mayoría tenía una media de tres días de trabajo a distancia y dos días en la oficina por semana.

Pero no venda demasiado ese preciado inmueble comercial: Un estudio de Unispace sobre empresas europeas denominado "The Reluctant Returner" (citado en el análisis "Tipping Point" de Crestron) descubrió que "el 69% de las personas de 18 a 34 años quieren volver a la oficina a tiempo completo... Esto podría reflejar una necesidad de socializar tras años de encierro y trabajo remoto, así como una necesidad de aprendizaje y desarrollo u oportunidades de tutoría que han faltado en los últimos años".

Está claro que una mezcla de trabajadores a distancia y personal presencial en un día determinado es la solución.

Crestron fue uno de los primeros en adoptar el modelo híbrido. El equipo encargado de implantar las políticas que garantizaran el éxito trabajó con Distribute Consulting y comenzó el proceso de auditoría que fue esencial para la transición:

"Creamos listas de empleados y colaboramos con los directores de departamento para determinar qué funciones pueden trabajar de forma híbrida, cuáles necesitan definitivamente estar in situ y cuáles podrían ser totalmente remotas..." dice [el vicepresidente de operaciones de RR.HH. Marcos Negrón].

"Tuvimos que trabajar un poco más estrechamente con los directores para decirles: 'Oye, si Andrew y Marcos hacen el mismo trabajo, ¿por qué Marcos está designado como totalmente remoto y Andrew tiene que estar in situ?", dice [Anthony Morin, vicepresidente ejecutivo de operaciones corporativas]. El proceso exigía una total transparencia con cada empleado y su jefe, así como consideraciones de cobertura que mantuvieran a una parte de cada equipo híbrido in situ en un día determinado.

El plan fijaba el miércoles como día principal para la colaboración en la oficina y, por ejemplo, para un equipo de 10 personas, cinco vendrían también el lunes y el jueves, y los otros cinco añadirían el martes y el viernes a la semana laboral de tres días.

Los empleados debían firmar contratos en los que se detallaban sus acuerdos individuales. El proceso no tenía nada de "chapucero": "Toda la información estaba ahí, por escrito, desde los protocolos de seguridad hasta las expectativas de asistencia", afirma Andrew Razgaitis, Director Principal de Servicios Inmobiliarios y del Lugar de Trabajo.

Sin embargo, crear una cultura de éxito para el trabajo híbrido va más allá de la programación. En otro artículo del blog de Crestron, hablamos con Karin M. Reed y Joseph R. Allen, Ph.D., autores de "Suddenly Hybrid: Managing the Modern Meeting". Reed y Allen exponen nueve pasos para garantizar una gran colaboración cuando la mitad de los asistentes a una reunión son virtuales y la otra mitad no. Sus consejos abarcan desde el establecimiento de lo que se conoce como una cultura de "hablar alto" (para ayudar a reconocer a todos los participantes en una reunión independientemente de su ubicación) hasta la creación de un programa de formación para que todo el mundo entienda tanto las "reglas de compromiso" como la tecnología que facilita una reunión híbrida: una verdadera mezcla de habilidades duras y blandas para el lugar de trabajo.

Este cambio también tiene un beneficio sorprendente: La investigación de Joseph Allen sobre el tema ha llegado a la conclusión de que las reuniones híbridas son en realidad superiores a otros tipos de colaboración. En este artículo, Allen explica cómo "las reuniones híbridas fomentan una mayor participación, un comportamiento menos contraproducente en las reuniones y una mayor inclusividad que otros modos de reunión". (Es una excelente respuesta a los "detractores de las reuniones híbridas" mencionados en el primer obstáculo).

No se debe subestimar la presión del modelo híbrido sobre el servicio de asistencia. El reto es crear una transición sin fricciones entre la oficina en casa y la experiencia en persona. ¿Cambia el empleado entre el escritorio del trabajo y el de casa? ¿Transporta un portátil de un lado a otro? ¿Es coherente la configuración del monitor, el teclado y el ratón? ¿Existen los protocolos de seguridad adecuados en cada red? ¿Existe un sistema de programación de escritorios, o simplemente algunas sillas están vacías tres días a la semana? ¿Ha tenido en cuenta el equipo las necesidades de BYOD ("traiga su propio dispositivo") cuando los empleados (e invitados) utilizan equipos externos para soluciones de colaboración y presentación?

Y eso sólo para empezar.

Todo esto puede estar pasando factura al departamento de TI. Como señala Sam Kennedy de Crestron en este artículo: "He aquí un par de estadísticas que deberían alarmar a todos los directivos (según hemos averiguado a través de ManageEngine):

* El 55% de los directores de departamentos de TI se sienten menos leales a su empresa que hace dos años.

* El 58% de los directores de departamentos de TI están buscando activamente un nuevo trabajo".

Kennedy continuó esbozando tres áreas clave en las que centrarse para mantener al equipo de TI un poco menos estresado:

• Implantar las plataformas de gestión tecnológica adecuadas. En resumen, "las plataformas que ayudan a gestionar la programación de salas, informan sobre el uso real y avisan cuando los equipos están averiados (o cerca del final de su ciclo de vida), o las licencias deben renovarse, pueden ser de gran ayuda para un departamento de TI". Además, una solución eficaz de programación de escritorios es absolutamente necesaria si los empleados utilizan el mismo espacio físico, pero en días diferentes.
• Amplía tus horizontes más allá de la oficina. Este es el concepto de "reflejar" la oficina en casa y la experiencia en persona, desde la facilidad de conectividad hasta los periféricos familiares. No hay nada más frustrante que llegar al trabajo para un "día presencial" y pasarse los primeros 30 minutos intentando encontrar un espacio, conectarse y empezar a trabajar, lo que a menudo se traducirá en otra llamada o ticket a un profesional de TI que ya tiene problemas.
• Fomentar la colaboración y los comentarios de los empleados. Si fomenta ese bucle de información entre el personal en general, la alta dirección y el equipo de TI -y si escucha realmente las preocupaciones e ideas y otorga al departamento de TI el poder de implementar soluciones y ofrecer asesoramiento- habrá recorrido un largo camino para conservar el talento que puede mantener todo funcionando correctamente.

Todo esto encaja con el segundo obstáculo: si establece expectativas y límites claros en relación con los equipos y espacios de trabajo, reducirá la presión sobre sus especialistas en TI. Descubrirás que unas políticas claras de "haz esto/no hagas aquello" pueden eliminar muchas fricciones entre el personal.

En el lugar de trabajo moderno, cualquier sitio puede ser un espacio de reunión. Y si en esos espacios hay colaboradores remotos, esa parte de sus instalaciones necesita la conectividad y las herramientas que les permitan unirse a esa reunión de forma eficaz y equitativa. En el universo del trabajo híbrido, esto se aplica a todos los posibles espacios de reunión de un edificio, desde la zona de reunión más pequeña hasta el auditorio más grande. Como señaló en este artículo Mark Pellegrino, director de marketing de canal (consultores) de Crestron: "Tanto si se trata de un terminal que también tiene algunas funciones de vídeo como de un auditorio o centro de formación completo -y todo tipo de espacios intermedios, pequeños, medianos y grandes-, todos necesitan funciones de videoconferencia".

Esto significa diseñar espacios que permitan líneas de visión eficaces y un audio excelente tanto para los que están en la sala como para los que están en la cámara: la experiencia tiene que ser fantástica para ambos tipos de asistentes en un lugar de trabajo híbrido moderno.

La otra ventaja de un buen diseño de las salas es que es una de las muchas formas de "hacer que el viaje merezca la pena". Además de crear las soluciones de comunicación adecuadas, aportar más servicios y comodidad a la experiencia presencial es siempre una ventaja. Pellegrino, junto con socios de Crestron como Steelcase, se han lanzado de cabeza a este reto. Aunque el artículo mencionado anteriormente ofrece muchos más detalles, a continuación se ofrecen algunos consejos que pueden ayudar:

* Cambiar la orientación de la sala de "vertical" a "horizontal":" Colocar las cámaras y las pantallas en los lados más largos de un rectángulo ofrece al observador remoto una mejor visión de sus colaboradores en la oficina.

* Considera la posibilidad de instalar mesas de conferencia curvas o trapezoidales: Las formas no tradicionales permiten un mejor contacto visual entre los colaboradores presenciales sin sacrificar la visión de los asistentes a la reunión virtual.

* Utilizar un diseño de asientos no tradicional, incluidos asientos blandos: Un sofá colocado delante de una o dos mesas altas no sólo es acogedor, sino que crea niveles de asientos para que la cámara capte mejor a todos los asistentes de la sala.

* Añade toques "hogareños": telas, cortinas, plantas, etc: Además de evocar las comodidades del hogar, estos elementos son excelentes absorbentes del sonido, mitigando la desagradable experiencia sonora que tan a menudo provocan las salas llenas de cristal y otras superficies duras.

* Asegúrese de utilizar las soluciones de iluminación y sombreado adecuadas: Las ventanas son maravillosas, hasta que los asistentes a la sala están a contraluz (y es imposible verlos en la cámara) y una pantalla se ve oscurecida por el brillo del sol.

* Las interfaces de usuario deben ser lo más intuitivas posible: Cuando las pantallas táctiles y los mandos a distancia son tan fáciles de usar como estéticamente agradables, todo son ventajas.

* Consulte a un profesional de la tecnología al principio del proceso de diseño y facilite las conversaciones con los usuarios finales para incorporar la tecnología adecuada: Tanto si construyes una sala desde cero como si adaptas un espacio ya existente, saber qué cables hay que instalar y por dónde (entre otras mil variables) puede ahorrarte tiempo, dinero y disgustos a medida que la sala se va completando.

Y, por supuesto, este último consejo nos lleva al siguiente:

Eliminar los obstáculos del uno al cuatro está muy bien, pero todo ese trabajo no sirve de nada si las soluciones tecnológicas adecuadas no están ahí, funcionando sin problemas, "trabajando y jugando bien unas con otras".

Pero las soluciones tecnológicas adecuadas hacen mucho más que simplemente permitirnos ver y ser vistos, oír y ser oídos: pueden ayudar a conseguir algo que se llama "equidad en las reuniones". Como explicamos en este artículo sobre Crestron Sightline Experience:

Cuando a un trabajador remoto se le presenta lo que se describe mejor como una "vista a través de una pista de boliche" con una única cámara situada en un extremo de una mesa de conferencias... es inevitable que se produzca una falta de compromiso. "Cuando se está a distancia, puede ser realmente difícil ver a todos los que están en la mesa, leer el lenguaje corporal, ver esas señales no verbales que son tan importantes; esas mismas cosas te ayudan a entender cuándo es el momento adecuado para ofrecer una interjección", explica [Lauren Simmen, Directora de marketing de productos de Crestron].


¿Otro reto? El movimiento natural de los asistentes cuando hablan entre ellos. "Si estoy en una sala de conferencias y hay una cámara a mi derecha, en el momento en que hablo con la persona de mi izquierda, el espectador remoto ve la parte posterior de mi cabeza", dice Simmen. No sólo es probable que disminuya la calidad del audio, sino que las expresiones faciales del orador quedan completamente ocultas a la vista del asistente virtual.



Para superar estos problemas, un sistema de conmutación automática multicámara -literalmente, un programa de IA que sigue a quien está hablando en un momento dado y "corta" a ese individuo- puede tener un profundo impacto. Esta tecnología rastrea la voz de un orador y encuadra automáticamente a ese individuo en una pantalla, dando al trabajador remoto un aspecto que no difiere de la disposición que uno encuentra cuando cada asistente es virtual. Es, literalmente, un primer plano de los oradores, que revela todas esas pistas no verbales críticas y proporciona el mejor audio disponible en esa situación híbrida.

La experiencia Crestron Sightline, además de utilizar el lenguaje visual del cine y la televisión que todos entendemos, conlleva otra ventaja: es un excelente ejemplo de diseño inclusivo, especialmente para las personas con pérdida auditiva.

Crear una solución holística -en la que la tecnología funcione tan perfectamente que el usuario casi se olvide de que está ahí- requiere un experto con conocimientos de diversos subsistemas: vídeo inteligente, micrófonos adecuados, sistemas de gestión basados en la nube y muchos, muchos más.

Ayudarle a navegar por la transición al modelo de trabajo híbrido moderno es el motivo por el que hemos creado la puntuación Crestron Modern Work Readiness Score. Muchos especificadores simplemente "no saben lo que no saben", y una herramienta como esta es un primer paso excelente para comprender lo que se necesita para diseñar e implementar las tecnologías híbridas que se adapten a sus necesidades específicas. Cuando comparta los resultados con un profesional de Crestron, podrá ver qué soluciones específicas ofrecerán los resultados necesarios para que su organización funcione de forma óptima.

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