Además de la tecnología adecuada, la mentalidad correcta es fundamental para el éxito de cualquier empresa a la hora de maximizar la productividad en las reuniones híbridas:

* Comprender las responsabilidades tanto de los líderes como de los asistentes a las reuniones híbridas.
* Establecer una cultura de "hablar claro" basada en los conceptos de seguridad psicológica.
* Tratar cada reunión como una reunión de "alto valor
* Asegúrese de haber realizado el trabajo previo (y posterior) necesario para cada reunión.
* Utilice las "cinco W" para establecer las reglas básicas adecuadas.
* Comprender (y respetar) el concepto de "equidad en las reuniones".
* Asegúrese de que tanto los trabajadores presenciales como los remotos disponen de la tecnología adecuada.
* Cree un programa de formación eficaz para su personal híbrido.
* Utilizar listas de comprobación para seguir la metodología descrita anteriormente

Una de las principales conclusiones de un reciente informe publicado por Crestron y Reworked, "Tackling the Modern Workplace by the Numbers", es que se ha impuesto un nuevo statu quo:

Por primera vez en dos años se observa estabilidad en el lugar de trabajo. Las empresas han alcanzado en gran medida un equilibrio híbrido en el que, en un día cualquiera, la mitad de los empleados trabajan a distancia y la otra mitad están en la oficina.

Es un estado que se ha dado en llamar "permanencia híbrida". Uno de los retos de esta nueva normalidad es la adaptación de la colaboración tanto para los trabajadores presenciales como para los remotos. En pocas palabras, todo el mundo empresarial se está "replanteando la reunión".

Karin M. Reed y Joseph R. Allen, Ph.D., se han erigido en líderes de opinión en relación con este replanteamiento. Al comienzo de la pandemia, publicaron su primer libro como coautores, "Suddenly Virtual". (Reed es director general de Speaker Dynamics y experto en comunicación ganador de un Emmy, y Allen es psicólogo organizacional y profesor de la Universidad de Utah). Su segundo libro trata del estado actual de la colaboración en el lugar de trabajo: "Suddenly Hybrid: Managing the Modern Meeting" va más allá de los aspectos tecnológicos de la creación de reuniones híbridas eficientes y eficaces, y profundiza en los innumerables aspectos de este reto.

A partir de conversaciones con los autores y de la propia investigación de Crestron, hemos reunido nueve consejos para el éxito de las reuniones híbridas:

Comprender las responsabilidades tanto de los líderes como de los asistentes en las reuniones híbridas

"El éxito de una reunión lo comparten tanto el líder de la reunión como las plataformas de reunión", afirma Reed. "Aunque el líder de la reunión puede garantizar mejor el éxito diseñando bien la reunión para lograr su objetivo declarado, ninguna planificación puede compensar a un grupo de asistentes desinteresados que no actúan dentro de los límites de la propia reunión." La impuntualidad, la multitarea y el "secuestro del orden del día", es decir, la obsesión por detalles menores o incluso irrelevantes a medida que avanza la reunión, son problemas comunes cuyos efectos negativos pueden amplificarse en un escenario híbrido.

Trate cada reunión como una reunión de "alto valor”

La investigación de Crestron nos ha llevado a entender lo siguiente de un artículo de la revista Forbes® escrito por nuestro CEO, Dan Feldstein: "Que las reuniones se puedan hacer desde cualquier lugar no significa que deban hacerse". Los espacios pequeños, como las salas de reuniones, ahora pueden albergar grandes presentaciones que normalmente estaban reservadas a las grandes salas de conferencias: esa es la promesa (y el potencial conjunto de escollos) del lugar de trabajo híbrido. Cada espacio debe tener la conectividad y la tecnología de presentación adecuadas para cada situación y, desde el punto de vista del comportamiento, cada reunión debe estar impregnada del mismo nivel de compromiso y respeto.

Asegúrese de haber realizado el trabajo previo (y posterior) necesario para cada reunión

Esto puede parecer intuitivo, pero lo que Reed llama "trabajo previo" es vital para maximizar la productividad en las reuniones híbridas, y encaja con la noción de crear reuniones de alto valor cada vez que los trabajadores colaboran. "Con la cantidad de reuniones que la mayoría de nosotros tenemos en nuestros calendarios, hay que asegurarse de que el tiempo que se pasa en ellas sea lo más valioso posible", explica. "Por eso abogamos por utilizar más trabajo previo para prepararse mentalmente para la reunión. Si los asistentes se toman el tiempo necesario para familiarizarse con lo que se va a debatir, ya sea repasando un informe o simplemente revisando el orden del día, llegarán con un mayor nivel de comprensión del tema en cuestión".

Establecer una cultura de "hablar claro" basada en los conceptos de seguridad psicológica

 La seguridad psicológica puede existir sin una cultura de "hablar claro", pero una cultura de hablar claro no puede existir sin seguridad psicológica", afirma Joseph Allen. "En un entorno psicológicamente seguro, la gente siente que puede ser ella misma. En las reuniones, pueden hablar de sus ideas, no tienden a fingir sus emociones y suelen implicarse más plenamente en lo que están haciendo." Es una cultura que fomenta la participación y la confianza para intervenir cuando algo no encaja. "Eso no ocurrirá en un entorno que no sea psicológicamente seguro", añade.

Los participantes en las reuniones pueden reforzar esa cultura adoptando determinados comportamientos, según Allen. "Un asistente a una reunión puede legitimar las ideas y aportaciones de sus compañeros", afirma. "Si algo es una buena idea y a ti no se te ocurrió, está bien elogiarles por su idea".

Utilice las "cinco W" para establecer unas normas básicas adecuadas

Karin Reed es periodista y conoce bien las "cinco W", las palabras con las que empiezan las preguntas básicas para recabar información: quién, qué, dónde, cuándo y por qué. Las cinco W constituyen una lista de control perfecta para garantizar que una reunión sea eficaz, e incluso necesaria.

• ¿Quien?
• ¿Qué?
• ¿Donde?
• ¿Cuando?
• ¿Por qué?

Comprender (y adherirse) al concepto de "equidad en las reuniones"

Aunque Crestron ha desarrollado el marco tecnológico que ayuda a lograr la equidad en las reuniones con soluciones como Sightline Experience, también es importante comprender el concepto y los comportamientos que lo respaldan. Como hemos señalado anteriormente en el blog de Crestron, "la equidad implica distribuir los recursos en función de las necesidades de los destinatarios".

Entre esos recursos no tecnológicos: el tiempo y el compromiso de los asistentes. "Gran parte de lo que hace que una reunión híbrida sea eficaz en realidad hace que cualquier reunión sea más eficaz", afirma Reed. Aspectos básicos como empezar y terminar a tiempo, tener un orden del día y mantener a raya los malos hábitos son vitales. ("Sí, impedir que ese 'monologuista' domine la conversación", dice Reed).

Asegúrate de que tanto los trabajadores presenciales como los remotos disponen de la tecnología adecuada

Karin Reed esboza una experiencia negativa con la que muchos trabajadores híbridos probablemente se sientan identificados: "Estaba dirigiendo una reunión desde una sala de conferencias, pero la única tecnología disponible era una laptop adicional que estaba situado sobre la mesa. No había ningún monitor que permitiera a los asistentes de la sala ver a los asistentes en línea y viceversa. No había forma de que interactuaran en absoluto".

"En una reunión híbrida, todo el mundo tiene que ser visto y oído por todos sus compañeros asistentes", continúa. "Eso significa audio y video de alta calidad tanto para los asistentes presenciales como para los remotos. De lo contrario, la colaboración no es posible".

Cree un programa de formación eficaz para su personal híbrido

Las mejores soluciones tecnológicas para la colaboración híbrida son las que requieren una formación mínima. Sin embargo, según Joseph Allen, hay otros aspectos que aprender más allá de pulsar los botones correctos cuando te enfrentas a los retos de las reuniones híbridas.

Utilizar listas de comprobación para seguir la metodología descrita

Aunque los pasos mencionados pueden dividirse fácilmente en diversas listas de comprobación, Reed y Allen han creado una serie propia que sigue los sólidos consejos ofrecidos en "Suddenly Hybrid". Las listas están repartidas por todo el texto, pero el libro también tiene un sitio web complementario, y la compra de la obra proporciona al lector una contraseña complementaria para desbloquear todas las listas que han creado en un único lugar.